Flerlager i nettbutikk: Quick3 må vise hva du faktisk kan levere

Flerlager i nettbutikk fungerer bare når kunden får én konsekvent og løpende oppdatert lagerstatus – også når varene ligger på forskjellige steder. Vår Quick3-integrasjon holder beholdningen oppdatert på tvers av lokasjoner, men dere må avklare hvilke varer som faktisk skal være tilgjengelige for bestilling.

For deg som driver butikker med Quick3, er forskjellen praktisk: En vare kan finnes i virksomheten uten å kunne sendes fra lageret som håndterer nettordren. Derfor bør tilgjengeligheten beskrive hva dere kan levere, ikke bare hva dere eier.

Her ser vi på avklaringene mellom lagersted, salgsstatus og kundeløfte. Trenger du først oversikten over systemkoblingen, finner du den i vår forklaring av Quick3 og nettbutikk.

Flerlager i nettbutikk trenger et tydelig utvalg av lagersteder

Lagerstyring for flere butikker begynner med å bestemme hvilke lokasjoner som skal forsyne netthandelen. Ikke ta utgangspunkt i at alle steder automatisk skal telles med. Start med hvor dere faktisk kan plukke, pakke og sende varer, og hvilke butikker som eventuelt skal tilby henting.

Tenk deg en virksomhet med sentrallager og butikkavdelinger. Sentrallageret sender nettpakker, mens butikkene primært betjener kunder over disk. Hvis nettbutikken viser samlet beholdning uten å skille dette, kan en bestilling kreve intern transport før varen kan sendes. Da er et teknisk riktig totalantall et dårlig grunnlag for leveringsløftet.

• Definer hvilke lagersteder som skal inngå i tilgjengeligheten for forsendelse.
• Avklar om beholdning i butikk skal brukes til nettsalg, lokal henting eller begge deler.
• Skill ut varer som er fysisk til stede, men ikke skal tilbys kunden.
• Bestem hvem som godkjenner endringer når en lokasjon får en ny rolle.

Resultatet bør være en enkel oversikt der hvert lagersted har en tydelig oppgave. Det gjør det lettere å spesifisere integrasjonen uten at utvikleren må gjette hvordan butikkdriften fungerer. Bruk navn som både butikkansatte og den som håndterer netthandelen forstår.

Fysisk beholdning og salgbart lager er ikke samme tall

Lagerstatus på flere lokasjoner blir først nyttig når alle legger samme betydning i «tilgjengelig». En vare som står på hyllen, kan allerede være lovet bort. En vare som er bestilt fra leverandøren, kan være relevant for planleggingen uten å være klar til utsending.

Quick3 beskriver to visninger, «Disponibel 1» og «Disponibel 2», der kriteriene kan velges. Den ene kan vise faktisk beholdning, mens den andre kan ta hensyn til ordre og bestillinger; dette forklares i Quick3s dokumentasjon om disponibel beholdning.

Det betyr ikke at et bestemt felt automatisk er riktig for deres WooCommerce-butikk. Be om å få avklart hvilken beregning integrasjonen skal bruke, hvilke lagersteder den omfatter, og hvordan reservasjoner påvirker tallet. Feltets navn er mindre viktig enn at innholdet samsvarer med det kunden får lov til å bestille.

Vi anbefaler å skrive regelen i vanlig språk før den oversettes til oppsett: Nettkunden skal kunne kjøpe varer som er tilgjengelige på de godkjente lagerstedene, etter at avtalte reservasjoner er tatt hensyn til. Legg til hvordan varer under transport og forventede innkjøp skal behandles. Dette er beslutninger dere må ta, ikke antakelser som bør ligge skjult i teknikken.

Gjør også forskjellen mellom reservevarer og ordinært salgslager tydelig. Dere kan for eksempel ønske å holde enkelte varer tilgjengelige for kunder som møter opp i butikk. Det er et mulig forretningsvalg, ikke en standardregel vi legger til grunn. Hvis dere ønsker et slikt skille, må behovet beskrives og støtten i oppsettet avklares.

Sanntidsoppdatering må følge de avtalte reglene

Med vår Quick3-integrasjon mot WooCommerce synkroniseres produkter, lager og ordre automatisk i sanntid. Flerlagerstyringen holder lagerbeholdningen oppdatert på tvers av lokasjoner, og Quick3 kan administrere innkjøp, varekjøp og lagerbevegelser.

Den løpende oppdateringen er viktig fordi tilgjengeligheten endres gjennom arbeidsdagen. Men rask dataflyt kan ikke rette en feil definisjon av hva som skal selges. Hvis et lagersted feilaktig inngår i nettbeholdningen, blir også den feilaktige tilgjengeligheten oppdatert.

Se derfor på hele hendelsesforløpet: Hvor registreres at varen er reservert, flyttet eller mottatt? Når skal endringen påvirke nettkundens mulighet til å kjøpe? Hva skal skje hvis en ordre kanselleres? Avklar dette for deres oppsett, slik at samme vare ikke behandles som ledig på ett sted og opptatt på et annet.

En integrasjon flytter registrerte data. Hvis en fysisk lagerflytting ikke registreres, mangler systemene et riktig grunnlag. Knytt derfor rutinene til handlingen: Den som flytter eller mottar varen, må vite når registreringen skal gjøres. Da støtter arbeidsmåten lagerstatusen dere viser på nett.

Vis forskjellen mellom å sende og å hente

Quick3-lager i nettbutikk bør presenteres ut fra kundens neste handling. «På lager» svarer ikke nødvendigvis på om varen kan sendes, eller om den finnes i butikken kunden vil besøke. Det er ulike spørsmål og kan kreve ulik informasjon.

Tenk deg at en vare er tilgjengelig i en butikkavdeling, men ikke på sentrallageret. Dersom dere ikke sender fra avdelingen, bør ikke lagerstatusen alene gi inntrykk av at varen er klar for utsending. Dersom henting tilbys, må kunden forstå hvilket hentested tilgjengeligheten gjelder.

Avklar derfor både datagrunnlaget og visningen. Skal kunden se samlet tilgjengelighet, tilgjengelighet per sted eller bare en status for valgt leveringsmåte? Lokasjonsvisning, hentevalg og automatisk valg av avsenderlager må avklares særskilt; ikke ta for gitt at alle disse funksjonene følger av lagersynkronisering.

WooCommerce har egne valg for blant annet lagervisning og hvor lenge varer holdes av for ubetalte ordre. Ifølge WooCommerces dokumentasjon om lagerinnstillinger gjelder «Hold Stock» ordre med status «Pending payment», ikke «On hold».

Dette er innstillinger i WooCommerce, ikke en beskrivelse av hvordan akkurat deres Quick3-integrasjon er konfigurert. Kontroller at reservasjonsreglene i nettbutikken og ERP-systemet virker sammen. Kunden skal ikke måtte forstå systemforskjellene for å vite om bestillingen kan leveres.

Bestem dessuten hvem som skal handle når en nettordre krever varer fra flere steder. Skal ordren samles før sending, eller skal kunden kunne få separate leveranser? Dette er ikke bare et spørsmål om lagerstatus. Det påvirker plukking, frakt og informasjonen kunden trenger. Skriv ønsket praksis inn i spesifikasjonen, og få bekreftet hvordan den kan støttes før dere lover den i nettbutikken.

Godkjenn lagerflyten med konkrete hendelser

Før dere godkjenner oppsettet, bør dere følge utvalgte varer gjennom hendelser som berører flere lokasjoner. Målet er ikke bare at et tall endrer seg, men at riktig vare blir tilgjengelig for riktig leveringsmåte.

1. Registrer et salg fra en butikk som inngår i nettbeholdningen. Kontroller hva nettbutikken viser etterpå.
2. Flytt en vare mellom lagersteder med ulik rolle. Kontroller tilgjengeligheten mens flyttingen håndteres og etter mottak.
3. Opprett og kanseller en nettordre. Kontroller at reservasjonen får riktig virkning begge veier.
4. Registrer varemottak på et lagersted som ikke skal forsyne netthandelen. Kontroller at varen ikke blir salgbar på feil grunnlag.
5. Hvis henting inngår: kontroller at valgt hentested, vist lagerstatus og faktisk tilgjengelig vare samsvarer.

Skriv forventet resultat før testen, og noter faktisk resultat etterpå. Et avvik kan skyldes data, en arbeidsrutine eller selve oppsettet. Den forskjellen er viktig: Et uklart plukkeansvar løses ikke ved å sende lagerdata oftere.

Ta med lagerkartet før du ber om oppsett

Et nyttig beslutningsgrunnlag trenger ikke være omfattende. Lag en oversikt over lagersteder, hvilke som skal forsyne nettet, og hvilke leveringsmåter kunden skal kunne velge. Beskriv også hva som skal skje når varen finnes et annet sted enn der ordren vanligvis behandles.

Hvis dere samtidig vurderer investeringen, har vi en egen gjennomgang av når Quick3 og WooCommerce-integrasjon lønner seg. Her er det viktigste å få tilgjengeligheten riktig før dere utvider omfanget.

Vi tar ansvar for oppsett, testing og stabil drift av Quick3-integrasjonen over tid. Ta med lageroversikten og en konkret vareflyt til en uforpliktende prat med oss, så har vi et tydelig utgangspunkt for å avklare deres løsning.